1С-ЭПД: возможности, подключение и работа с электронными перевозочными документами

«1С-ЭПД» предназначен для обмена электронными перевозочными документами между участниками автомобильной перевозки. Документы формируются и обрабатываются в прикладном решении 1С, а оператор информационной системы электронных перевозочных документов обеспечивает их передачу другим участникам и в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Пользователю не требуется переносить данные в отдельную программу: создание, подписание, отправка, получение и контроль состояния документа выполняются из привычной информационной системы.

Сервис поддерживает утвержденные форматы электронных перевозочных документов для автомобильного транспорта: электронную транспортную накладную, электронный путевой лист, электронную сопроводительную ведомость, электронный заказ-наряд, электронный заказ или заявку и электронный договор фрахтования. Состав используемых документов определяется ролью организации в перевозке и фактическим процессом. Грузоотправителю, перевозчику, грузополучателю, экспедитору и фрахтователю требуются разные действия, подписи и контрольные состояния.

Работа с «1С-ЭПД» поддерживается в распространенных прикладных решениях, включая «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексную автоматизацию», «1С:Управление торговлей», «1С:Бухгалтерию», «1С:Управление холдингом», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Розницу» и решения для управления автотранспортом. Фирма «1С» также указывает возможность встраивания сервиса в другие приложения на платформе «1С:Предприятие 8». Перед проектом необходимо проверить редакцию и релиз конкретной конфигурации, используемые расширения и фактическую доступность требуемого сценария.

До подключения следует определить источник данных для перевозочного документа. Им может быть реализация, заказ клиента, перемещение, транспортное задание или специализированный документ логистики. Для заполнения электронного документа необходимы структурированные сведения об организациях и контрагентах, адресах погрузки и выгрузки, договорах, водителях, транспортных средствах, грузе, количестве мест, массе и ответственных сотрудниках. Если эти данные ведутся в комментариях или отдельных таблицах, сначала требуется определить правила их хранения в 1С.

Следующий этап — подготовка участников и подписантов. Организация подключается к обмену электронными перевозочными документами, настраивает электронный документооборот в 1С и приглашает контрагентов к обмену через «1С-ЭДО». Сотрудникам, которые подписывают юридически значимые документы, оформляются квалифицированные электронные подписи и необходимые полномочия. Подпись можно получить с использованием сервиса «1С-Подпись». Для работников, действующих от имени организации, отдельно проверяется необходимость машиночитаемой доверенности.

Роли пользователей определяются до настройки прав. Нужно зафиксировать, кто создает документ, кто проверяет сведения о грузе и маршруте, кто подписывает соответствующий титул, кто отслеживает ответы участников и кто устраняет ошибки. В перевозке могут участвовать сотрудники грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, водитель, медицинский работник, специалист технического контроля и сотрудник, фиксирующий показания одометра. Каждой роли предоставляются только необходимые действия и доступ к связанным данным.

Мобильное приложение «1С-ЭПД» применяется для операций, которые выполняются вне стационарного рабочего места. Водитель и другие участники перевозки могут получать сведения о документе, выполнять предусмотренные сценарием действия и подписывать документы с телефона или планшета. Поэтому до запуска проверяются мобильные устройства, доступ в интернет, учетные записи, сертификаты и порядок действий при временной недоступности связи. Мобильный сценарий включается в приемочные испытания наравне с работой пользователей в основной информационной базе.

Пилотный обмен целесообразно проводить на одном типовом маршруте с заранее согласованными участниками. В ходе пилота проверяются формирование документа из учетного основания, заполнение обязательных сведений, подписание всеми сторонами, передача через оператора, получение состояний, внесение исправлений и отображение завершенного документа в 1С. Дополнительно проверяются уведомления, права пользователей, повторная обработка после ошибки и связь электронного документа с реализацией, услугой перевозки или иным объектом учета.

Результат считается принятым, когда согласованные перевозочные документы проходят полный цикл без ручного переноса сведений между системами. Пользователь видит текущее состояние и ответственное действие, подписи выполняются сотрудниками с подтвержденными полномочиями, ошибки регистрируются и могут быть обработаны повторно, а бухгалтерия и логистика находят электронный документ из связанного объекта 1С. Для сопровождения передаются описание ролей, рабочая инструкция, перечень контрольных состояний и порядок обращения при ошибках обмена.

Стоимость использования сервиса зависит от выбранного тарифа и количества отправляемых документов. Тарифы и действующие условия следует проверять непосредственно на официальной странице «1С-ЭПД», поскольку они могут изменяться. Кроме стоимости трафика, при оценке проекта учитываются подготовка нормативно-справочной информации, выпуск подписей, настройка ролей, проверка контрагентов, адаптация учетного процесса и обучение пользователей.

BSG-IT выполняет обследование действующего процесса перевозок, проверяет готовность прикладного решения и данных, определяет роли и состав первой очереди, настраивает «1С-ЭПД» и проводит пилотный обмен. Если типового сценария недостаточно, отдельно проектируются интеграции с WMS, TMS, внешним оператором, личным кабинетом или несколькими информационными базами. Такой подход позволяет принять не отдельную настройку, а воспроизводимый процесс работы с электронными перевозочными документами.