Обязательная ЭТрН с 1 сентября 2026: что подготовить в 1С заранее

Обязательный переход на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года стоит воспринимать не как замену бумажной транспортной накладной на электронный файл, а как изменение всего процесса перевозки. В цепочке участвуют грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, иногда экспедитор, бухгалтерия, склад, логистика и водитель. Если сейчас часть данных живет в 1С, часть в Excel, а часть в переписке, ЭТрН быстро покажет слабые места учета.

Главное изменение для бизнеса в том, что перевозочный документ должен быть создан, подписан, передан участникам и направлен в ГИС ЭПД через оператора информационной системы ЭПД. Для 1С это означает, что учетная база должна хранить достаточно структурированных данных: организацию, контрагента, договор, маршрут, адреса погрузки и выгрузки, транспортное средство, водителя, грузовые места, вес, основание перевозки, статусы и ответственных пользователей.

На практике подготовку лучше начинать с карты документов. Нужно понять, откуда в вашей 1С появляется перевозка: из реализации, заказа клиента, заказа на перемещение, задания на отгрузку, заявки перевозчику или отдельного логистического документа. Если источник не определен, пользователи будут вручную заполнять ЭТрН перед отправкой, а это сведет пользу электронного обмена к минимуму.

Второй блок подготовки — качество НСИ. Для ЭТрН особенно чувствительны адреса, контрагенты, договоры, склады, водители, транспорт, номенклатура и грузовые характеристики. Дубли контрагентов, неполные адреса, разные варианты названий складов и отсутствие владельца справочника становятся не внутренней мелочью, а причиной остановки обмена или ручных исправлений перед каждой перевозкой.

Третий блок — роли и подписи. До запуска нужно проверить, кто формирует документ, кто подписывает, кому нужна КЭП, где потребуется машиночитаемая доверенность, кто отслеживает статусы и кто исправляет ошибку. Если этот процесс не описан, техническая интеграция может быть готова, но документ будет зависать на согласовании или возвращаться с ошибкой из-за полномочий подписанта.

Для компаний на 1С разумный путь — сначала запустить ограниченный пилот. Выбирается один понятный сценарий: например, отгрузка со склада до постоянного клиента одним перевозчиком. На нем проверяют создание ЭТрН, заполнение титулов, подписи, передачу в сервис, возврат статусов, хранение идентификаторов и действия пользователя при ошибке. После этого сценарий расширяют на другие склады, перевозчиков, типы грузов и нестандартные маршруты.

Перед пилотом полезно составить короткий чек-лист готовности. В него входят актуальная версия конфигурации, доступ к оператору ЭПД, проверенные сертификаты, МЧД для сотрудников, заполненные справочники, тестовые контрагенты, права пользователей, регламент исправления ошибок и ответственный за поддержку после запуска. Такой список прост, но он резко снижает риск хаотичного старта.

BSG-IT подходит к ЭТрН как к проекту данных и процесса. Мы проверяем источник перевозки в 1С, качество НСИ, роли пользователей, подписи, оператора ЭПД, журнал обмена, статусы и контрольные отчеты. Такой запуск снижает риск того, что 1 сентября 2026 года компания формально подключит сервис, но фактически продолжит собирать перевозочные документы вручную.